Algemene voorwaarden

Time-out en Nexus zijn onderdeel van de Mensgericht Casemanagement Toolkit van Verzuimdynamiek & Salgai. Deze voorwaarden worden gesteld door nog in te vullen: statutaire naam, KvK-nummer en vestigingsadres, hierna “Salgai”. Verzuimdynamiek is samenwerkingspartner en geen partij bij deze voorwaarden.

Je bereikt ons via het contactformulier en via nog in te vullen: correspondentieadres en e-mailadres.

Time-out is de omgeving waarin een werknemer zijn vraag opschrijft. Nexus is het platform waarop die vraag bij een Audior terechtkomt en, als dat nodig blijkt, bij een specialist. De twee horen bij elkaar en vallen daarom onder één set voorwaarden.

Naast deel A geldt voor jou het deel dat bij je rol hoort: deel B als je via Time-out een aanvraag doet, deel C als je Audior of specialist bent, deel D als je werkgever bent en deel E als je dienstverlener bent. Wijkt een rol-deel af van deel A, dan gaat het rol-deel voor.

De privacyverklaring maakt onderdeel uit van deze voorwaarden. Andere voorwaarden — bijvoorbeeld inkoop- of leveringsvoorwaarden van een werkgever — gelden alleen als Salgai die schriftelijk heeft aanvaard.

Time-out en Nexus helpen een werknemer om op tijd een gesprek te krijgen met een onafhankelijke Audior, en daarna zo nodig met een specialist. Meer niet.

Wat het uitdrukkelijk niet is:

• Geen crisis- of hulpdienst. Er zit niemand te wachten die direct kan reageren. Bij acuut gevaar bel je 112, bij gedachten aan zelfdoding 113 (0800-0113), en verder je huisarts of de huisartsenpost.
• Geen medische zorg. Een gesprek met een Audior is geen behandeling, geen diagnose en geen medisch dossier. Voor medische klachten ga je naar je huisarts, de bedrijfsarts of de arbodienst.
• Geen verzuimsysteem en geen HR-portaal. Een werkgever kan er geen verzuimdossier in bijhouden en ziet geen individuele aanvragen.
• Geen bemiddelaar of werkgeversorgaan. Salgai is geen partij bij het gesprek tussen een werknemer en een professional, en niet bij de afspraken die zij samen maken.

Nexus wijst nooit automatisch een professional aan een aanvraag toe. Professionals kiezen zelf, op basis van een niet-herleidbare casuskaart. Kunstmatige intelligentie helpt bij het samenvatten en ordenen; een mens neemt de beslissing. Dat blijft zo — het is geen tijdelijke beperking.

Gebruik Time-out niet als er haast bij is die niet kan wachten. Bel bij levensgevaar 112, bel bij gedachten aan zelfdoding 113 (0800-0113), of neem contact op met je huisarts of de huisartsenpost. Gaat het om een situatie waarin de arbowet of een behandelaar aan zet is, dan hoort die route daar te lopen en niet via Nexus.

De spoedstrook binnen Nexus is bedoeld om een gesprek te versnellen. Het is geen crisiskanaal en er hangt geen reactietijd aan die wij garanderen.

• Werknemer — degene die via Time-out een aanvraag doet.
• Audior — de onafhankelijke luisterprofessional die het eerste gesprek voert.
• Specialist — de professional die pas ná het Audiorgesprek in beeld komt, als daar in het plan van aanpak voor gekozen is.
• Werkgever — de organisatie die Time-out voor haar medewerkers beschikbaar stelt en daarvoor betaalt.
• Dienstverlener — de partij die werkgevers aanbrengt.
• Casus — één aanvraag van één werknemer.
• Casuskaart — de niet-herleidbare weergave van een casus op het Casusplein: thema's, urgentie, gewenste vorm, taal, regio en een neutrale samenvatting van een paar zinnen. Nooit een naam, nooit contactgegevens, nooit letterlijke antwoorden.
• Aannemen (ontgrendelen) — het moment waarop één professional de casus op zich neemt en de volledige gegevens te zien krijgt.
• Werkgeverscode — de zevencijferige code waarmee een aanvraag bij de juiste werkgever terechtkomt. Een routeringscode, geen wachtwoord.
• Plan van aanpak — het preventieve plan dat na het Audiorgesprek ontstaat en dat de werknemer zelf vaststelt.

Nexus werkt met twee niveaus. Op de casuskaart staat alleen wat nodig is om te bepalen of een vraag past bij jouw deskundigheid en beschikbaarheid. De naam, de contactgegevens en de antwoorden van de werknemer komen pas vrij op het moment dat een professional de casus aanneemt — en dan uitsluitend voor die professional en uitsluitend voor die casus. Er zijn er hoogstens twee: de Audior die de casus aanneemt, en later de specialist, maar die alleen als de werknemer die stap heeft goedgekeurd. Beiden houden hun eigen inzage; het is geen overdracht.

Op alles wat je via het platform over een ander te weten komt rust geheimhouding. Die geldt onbeperkt in tijd en blijft gelden nadat een traject is afgerond en nadat je account is beëindigd. Elke inzage wordt vastgelegd: wie, wanneer, welke casus. Wat er precies besproken is, wordt nooit vastgelegd.

Hoe we met persoonsgegevens omgaan staat in de privacyverklaring.

We doen ons best om Time-out en Nexus beschikbaar te houden, maar we garanderen geen ononderbroken beschikbaarheid. Onderhoud, storingen bij leveranciers en noodzakelijke beveiligingsmaatregelen kunnen de dienst tijdelijk onderbreken. Waar het kan kondigen we gepland onderhoud vooraf aan.

We mogen functies toevoegen, wijzigen of laten vervallen. Raakt een wijziging een wezenlijk onderdeel van wat je afneemt, dan melden we dat vooraf; ben je het er niet mee eens, dan kun je opzeggen per de datum waarop de wijziging ingaat.

We mogen toegang tijdelijk blokkeren bij misbruik, bij een beveiligingsincident of wanneer dat nodig is om de gegevens van anderen te beschermen.

Het platform zelf — de software, de vormgeving, de teksten, de vragenlijst en het scoremodel — is en blijft van Salgai. Je krijgt het recht het te gebruiken zolang je account of abonnement loopt, en verder niets.

Wat jij zelf schrijft blijft van jou. Je geeft Salgai wel het recht om dat binnen het platform te verwerken en te tonen aan de mensen die het volgens deze voorwaarden mogen zien — meer niet.

Salgai levert een platform. De inhoud van een gesprek, het advies dat een professional geeft en de keuzes die een werknemer of werkgever daarna maakt, zijn niet van Salgai. Salgai is geen partij bij die afspraken en is er niet aansprakelijk voor.

Salgai is niet aansprakelijk voor indirecte schade, waaronder gederfde winst, gemiste besparingen, verlies van gegevens en bedrijfsstilstand. Voor directe schade is de aansprakelijkheid beperkt tot nog in te vullen: hoogte van de beperking en de periode waarover die wordt berekend.

Deze beperkingen gelden niet bij opzet of bewuste roekeloosheid van Salgai, en niet voor zover de wet ze niet toestaat.

Een professional is zelf aansprakelijk voor zijn eigen werk en houdt daarvoor een eigen beroepsaansprakelijkheidsverzekering aan (deel C). Een werkgever vrijwaart Salgai voor aanspraken die voortkomen uit zijn eigen handelen richting zijn medewerkers (deel D).

Kunnen we onze verplichtingen niet nakomen door iets wat buiten onze macht ligt — een storing of uitval bij onze hosting-, database-, e-mail- of betaaldienstverlener, een cyberaanval, een stroom- of internetstoring, een overheidsmaatregel — dan schorten die verplichtingen op zolang die situatie duurt. Duurt het langer dan nog in te vullen: termijn, dan mogen beide partijen de overeenkomst beëindigen zonder dat er een verplichting tot schadevergoeding ontstaat.

We mogen deze voorwaarden wijzigen. Een nieuwe versie krijgt een eigen versienummer en een ingangsdatum, en we melden hem vooraf aan iedereen met een account. Ga je niet akkoord met een wijziging die je positie wezenlijk raakt, dan kun je opzeggen per de ingangsdatum.

Bij elke aanmelding leggen we vast met wélke versie je akkoord ging. We kijken daarvoor nooit terug naar de tekst van vandaag: de versie die op dat moment gold blijft aan jouw akkoord hangen. Dat is er om aantoonbaar te maken waar je mee hebt ingestemd — ook als de tekst later verandert.

Heb je een klacht over het platform of over hoe iemand zich op het platform gedraagt, meld die dan via het contactformulier. We reageren binnen nog in te vullen: reactietermijn klachten.

Op deze voorwaarden en op alles wat daaruit voortvloeit is Nederlands recht van toepassing. Geschillen leggen we voor aan de rechtbank nog in te vullen: bevoegde rechtbank, tenzij de wet dwingend een andere rechter aanwijst. Voor een werknemer geldt die forumkeuze niet: hij kan altijd terecht bij de rechter die de wet hem toewijst.

Is een bepaling uit deze voorwaarden nietig of vernietigbaar, dan blijven de overige bepalingen gewoon gelden en vervangen we die ene bepaling door een geldige die er zo dicht mogelijk bij ligt.

Een Time-out aanvragen is jouw eigen keuze. Je werkgever betaalt voor het platform; jou kost het niets. Je maakt geen account aan en je hoeft niet in te loggen.

De werkgeverscode die je invult zorgt er alleen voor dat je aanvraag bij het juiste bedrijf terechtkomt. Het is geen wachtwoord en geeft je werkgever geen inzage.

Vul naar waarheid in wat er speelt en geef contactgegevens op waarop je bereikbaar bent. Vul geen gegevens van iemand anders in.

Terwijl je de vragenlijst invult, blijven je antwoorden in je eigen browser staan. Om de samenvatting te maken gaan ze op de laatste stap wél naar onze server en naar de AI-dienst die de samenvatting schrijft — je naam, je e-mailadres en je telefoonnummer gaan daar niet in mee, en er wordt bij die stap niets opgeslagen.

Er gaat pas iets naar een Audior op het moment dat je op de samenvatting uitdrukkelijk bevestigt dat het verstuurd mag worden. Tot dat moment kun je stoppen en blijft er bij ons niets van je aanvraag achter.

Op je eigen apparaat blijft er wél iets staan: je antwoorden worden 24 uur in je browser bewaard, zodat je later kunt verdergaan waar je gebleven was. Je naam, je e-mailadres en je telefoonnummer horen daar niet bij — die vul je bij het verdergaan opnieuw in. Na 24 uur verdwijnen de antwoorden vanzelf, en zodra je de aanvraag verstuurt of op “opnieuw beginnen” klikt worden ze meteen gewist. Gebruik je een computer die je met anderen deelt, houd daar dan rekening mee.

Op dat moment geef je toestemming: een Audior die jouw casus aanneemt mag je naam, je contactgegevens en je antwoorden zien en contact met je opnemen. Die toestemming geef je één keer. Daarna is er geen extra goedkeuringsmoment meer — behalve bij de stap naar een specialist, waarvoor je apart toestemming geeft (B4).

Professionals zien op het Casusplein alleen een kaart zonder jouw naam, zonder je contactgegevens en zonder je letterlijke antwoorden. Pas als één Audior jouw casus aanneemt, ziet die Audior de rest — en alleen die Audior.

Je werkgever ziet nooit wat je hebt ingevuld of besproken. Alleen als je daar in de vragenlijst zelf voor kiest, hoort je werkgever dát je een Time-out hebt aangevraagd — nooit de inhoud. Kies je daar niet voor, dan gebeurt er richting je werkgever niets.

Rapportages voor je werkgever bevatten uitsluitend aantallen en verdelingen over groepen, en pas vanaf vijf aanvragen. Nooit een aanvraag die tot een persoon te herleiden is.

Na het gesprek zet de Audior een aanzet klaar voor een preventief plan van aanpak. Dat is een voorstel. Jij bewerkt elk onderdeel en wat jij vaststelt is de definitieve versie.

In dat plan kies je zelf of er een specialist bij komt. Zet je die keuze uit, dan komt er geen specialist en ziet niemand anders je plan. Zet je hem aan, dan zien specialisten vooraf uitsluitend je probleemstelling, je doelstelling en het soort specialist dat gezocht wordt — en dan nog in de bewoordingen van de Audior, niet die van jou. De specialist die het traject aanneemt, krijgt daarna de rest van het plan plus je naam, contactgegevens en antwoorden.

Je kunt je toestemming intrekken. Neem daarvoor contact op via het contactformulier. Vanaf dat moment sluit de inzage voor de professionals die aan je casus werkten onmiddellijk, en verdwijnt je aanvraag van het Casusplein.

Twee dingen zijn goed om te weten. Intrekken kan niet ongedaan gemaakt worden. En het wist je gegevens niet: die blijven versleuteld gearchiveerd, zodat een klacht of vraag achteraf nog behandeld kan worden. Alleen een beheerder van Salgai kan er dan nog bij, met een verplichte reden die wordt vastgelegd.

Wordt je aanvraag niet aangenomen, dan verdwijnt hij dertig dagen na binnenkomst van het Casusplein. Is hij wel aangenomen, dan sluit de inzage voor de professional dertig dagen na dat moment. Daarna staan de gegevens versleuteld in het archief; zie de privacyverklaring.

Je aanvraag wordt zichtbaar voor Audiors die bij jouw vraag passen. We kunnen niet beloven dat er een Audior beschikbaar is, binnen welke termijn iemand reageert, of dat een traject tot een bepaald resultaat leidt. Een Audior kiest zelf of hij een casus aanneemt.

De Audior werkt onafhankelijk en niet in opdracht van je werkgever. Wat je met hem bespreekt is geen medisch dossier, en het gesprek vervangt geen huisarts, bedrijfsarts of behandelaar.

Een aanmelding is een aanvraag, geen account. Je bevestigt eerst je e-mailadres met een code; pas daarna komt je aanvraag in behandeling. Salgai beoordeelt elke aanmelding persoonlijk en kan die weigeren zonder opgaaf van reden.

Je geeft gegevens op over jezelf en je werk, waaronder je opleiding en — als je beroep in het BIG-register staat — je BIG-nummer. Wij vragen je geen diploma of ander bewijsstuk te uploaden; een BIG-nummer trekken we na bij het openbare register van het CIBG. Die gegevens moeten juist zijn en je houdt ze actueel — ook de einddatum van een registratie. Verloopt een registratie die voor jouw rol vereist is, dan meld je dat en neem je geen nieuwe casussen meer aan; Salgai kan je account dan beëindigen (C7). Blijkt achteraf dat je gegevens onjuist waren, dan kan Salgai je account eveneens beëindigen.

Je account is persoonlijk. Je deelt je inloggegevens met niemand en laat niemand anders onder jouw naam werken.

Je bent zelfstandig. Er ontstaat geen dienstverband met Salgai, geen bemiddelingsovereenkomst en geen exclusiviteit. Salgai geeft je geen opdrachten en bepaalt niet hoe je je werk inricht.

Je bent zelf verantwoordelijk voor je beroepsuitoefening: je eigen beroepscode, je eigen registraties, je eigen administratie en belastingen, en een eigen beroepsaansprakelijkheidsverzekering met een dekking die past bij je werk.

Nexus wijst je geen casussen toe en garandeert geen aanbod, geen aantal casussen en geen omzet.

Na het aannemen van een casus zie je de naam, de contactgegevens en de antwoorden van een werknemer. Die inzage geldt alleen voor die ene casus en alleen voor jou.

Je legt die gegevens nergens anders vast, deelt ze met niemand buiten Nexus — ook niet met de werkgever — en gebruikt ze uitsluitend voor de begeleiding van deze persoon. Dat geldt ook nadat het traject is afgerond en nadat je account is beëindigd. Heb je voor je eigen beroepsuitoefening een dossier nodig, dan is dat jouw dossier onder jouw verantwoordelijkheid, en houd je je aan je eigen beroepsregels.

Elke inzage wordt vastgelegd: wie, wanneer, welke casus. Wat er besproken is, komt daar nooit in te staan.

Trekt een werknemer zijn toestemming in, dan sluit je inzage direct. Je stopt dan met het verwerken van zijn gegevens binnen het platform.

Wie een casus ontgrendelt, neemt die aan. Achter een aanvraag zit een mens die op een gesprek wacht; er is geen weg terug die dat ongedaan maakt. Je neemt daarom alleen aan wat je ook echt kunt oppakken.

Annuleren kan alleen bij echte overmacht. Je geeft daarbij een reden op, die wordt vastgelegd. In die reden noem je nooit namen of medische bijzonderheden. Annuleren haalt de kosten van de casus niet van je factuur: er is geen restitutie. Alleen wanneer een ander je vóór was en de casus dus nooit van jou werd, ontstaan er geen kosten.

Voor een spoedcasus geldt hetzelfde, tegen het normale tarief. Ook wanneer je als interne Audior van een werkgever een casus aanneemt. “Intern” gaat over de route die een casus loopt, nooit over de prijs.

Je bevestigt dat het Audiorgesprek heeft plaatsgevonden voordat je een plan van aanpak klaarzet. Je legt daarbij alleen de dag vast, nooit wat er besproken is.

Wat je klaarzet is een aanzet. De werknemer bewerkt het en stelt de definitieve versie vast. Kiest hij ervoor dat er geen specialist bij komt, dan blijft de casus bij jou.

Als specialist kom je pas in beeld ná het Audiorgesprek en alleen als de werknemer die stap heeft goedgekeurd. Vóór het aannemen zie je uitsluitend de probleemstelling, de doelstelling en het gezochte type specialist.

Om casussen te kunnen aannemen heb je een lopend abonnement nodig én een bevestigde SEPA-machtiging — behalve wanneer schriftelijk is afgesproken dat Salgai met de hand factureert. Je opent op rekening, dus er moet iets zijn om op te innen. Bekijken en filteren is gratis en onbeperkt.

Als Audior betaal je € 29 per maand voor je abonnement en € 15 voor elke casus die je aanneemt. Als specialist is dat € 29 per maand en € 15 per traject dat je aanneemt. Alle bedragen zijn exclusief btw. Aan het einde van elke abonnementsmaand int Salgai in één keer het maandbedrag voor de komende maand en het verbruik van de afgelopen maand. Een abonnementsmaand loopt vanaf je startdatum, niet per kalendermaand.

Lukt een incasso niet, dan sluit dat je toegang niet af; we nemen dan contact met je op. Blijft betaling uit, dan geldt nog in te vullen: betaaltermijn, aanmaning en gevolgen van wanbetaling.

Als Audior geef je daarnaast je eigen uurtarief op, exclusief btw. Dat tarief spreek je af met de werkgever en reken je rechtstreeks met hem af; het loopt niet via Salgai en verschijnt nooit bij een individuele aanvraag.

Je kunt maandelijks opzeggen. Lopende casussen maak je af: een traject halverwege laten liggen is niet iets wat een opzegging ongedaan maakt. Bij opzegging volgt een slotafrekening van het verbruik dat nog niet gefactureerd was, zonder maandbedrag.

Salgai kan een account beëindigen bij misbruik, bij schending van de geheimhouding, bij herhaald niet nakomen van aangenomen casussen, of wanneer een vereiste registratie is verlopen. De geheimhouding uit C3 blijft daarna gewoon gelden.

De overeenkomst komt tot stand wanneer Salgai je aanmelding goedkeurt. Ze loopt voor onbepaalde tijd en is maandelijks opzegbaar. Je zorgt dat de gegevens van je organisatie en van je beheerder juist blijven.

Je stelt zelf het beleid vast waarmee aanvragen van je medewerkers gerouteerd worden. Een casus wordt beoordeeld tegen de versie van dat beleid die gold op het moment van de aanvraag.

Je krijgt een zevencijferige werkgeverscode. Die zorgt ervoor dat aanvragen van jouw medewerkers bij jouw organisatie terechtkomen. Het is een routeringscode en geen geheim: er hangt geen toegang aan en hij geeft geen inzage.

Je bent zelf verantwoordelijk voor het bekendmaken van de code bij je medewerkers, en voor het informeren van je medewerkers over wat Time-out is en wat het niet is.

Je ziet nooit een individuele aanvraag: niet de inhoud, niet de naam, niet de samenvatting, en ook niet nadat een traject is afgerond. Rapportages bevatten uitsluitend aantallen en verdelingen, en worden pas uitgesplitst vanaf vijf aanvragen in de rapportageperiode.

Eén ding valt daar buiten en dat zeggen we er eerlijk bij: je factuur laat zien voor hoeveel aanvragen je in een maand betaalt, ook als dat er één of twee zijn. Die factuur noemt alleen een aantal en een bedrag — nooit een datum, een thema of een casusaanduiding. Bij een kleine organisatie kan een aantal alsnog iets zeggen. Je gebruikt die informatie niet om te achterhalen wie een aanvraag deed.

Heeft een medewerker in zijn aanvraag gekozen voor terugkoppeling, dan hoor je uitsluitend dát hij een Time-out heeft gedaan. Nooit de inhoud.

Dit is de kern van waarom Time-out werkt, en het is geen inspanningsverplichting. Je gebruikt het feit dat een medewerker een Time-out heeft aangevraagd — of dat nu blijkt uit een terugkoppeling, uit een factuur of uit iets anders — niet in een verzuimdossier, niet in een beoordeling, niet bij een besluit over arbeidsvoorwaarden, verlenging of ontslag, en niet als aanleiding voor een gesprek dat de medewerker niet zelf gezocht heeft.

Je verbindt er geen nadelige gevolgen aan en oefent geen druk uit om te horen wat er besproken is. Handel je hiermee in strijd, dan kan Salgai de overeenkomst met onmiddellijke ingang beëindigen.

Salgai en jij verwerken allebei persoonsgegevens rond Time-out en Nexus. Wie daarbij welke rol heeft onder de AVG — en welke verwerkersovereenkomst daar bij hoort — leggen we vast in nog in te vullen: rolverdeling verwerkingsverantwoordelijke/verwerker en de bijbehorende verwerkersovereenkomst.

Je onthoudt je van elke poging om aanvragen te herleiden tot personen, en je vraagt Salgai niet om gegevens die je volgens deze voorwaarden niet hoort te krijgen.

Je betaalt € 149 per maand voor de toegang, plus € 15 per aanvraag van een medewerker die een casus wordt. Alle bedragen zijn exclusief btw. Het aantal medewerkers dat je opgeeft, is registratief en bepaalt de prijs niet.

Aan het einde van elke abonnementsmaand int Salgai in één keer het maandbedrag voor de komende maand en het verbruik van de afgelopen maand, via SEPA-incasso. Een geldige machtiging is verplicht, behalve wanneer schriftelijk is afgesproken dat Salgai met de hand factureert.

Een mislukte incasso sluit je toegang niet af; we nemen dan contact op. Voor de verdere gevolgen geldt nog in te vullen: betaaltermijn, rente, incassokosten en opschortingsrecht.

Je kunt maandelijks opzeggen. Bij opzegging volgt een slotafrekening van het verbruik dat nog niet gefactureerd was. Lopende casussen worden afgerond; medewerkers die al een aanvraag deden, houden hun traject.

Loopt je abonnement af zonder verlenging, dan geldt een overgangsperiode van dertig dagen: lopende casussen kunnen worden afgerond, nieuwe aanvragen komen er niet meer bij. Een spoedroute blijft in die periode wel open.

Je toegang tot Nexus is gratis. Je brengt werkgevers aan en begeleidt hen bij het inrichten van hun beleid. Je krijgt geen inzage in casussen, in aanvragen of in gegevens van werknemers — in geen enkele fase.

Je treedt niet op namens Salgai en doet geen toezeggingen over prijzen, functionaliteit of resultaten die niet uit deze voorwaarden volgen.

Je ontvangt een vlakke marge van 10% over wat een door jou aangebrachte werkgever aan Salgai betaalt, berekend over het bedrag exclusief btw. Percentage en bedrag worden per afrekening vastgelegd op het moment dat ze ontstaan.

In het platform zie je uitsluitend een totaal per maand over je hele portefeuille, en nooit een uitsplitsing per klant: dat zou het aantal aanvragen van dat bedrijf prijsgeven. Wil je je afrekening per klant controleren, dan krijg je daarvan een specificatie van Salgai buiten het platform om.

Uitbetaling gebeurt nog in te vullen: uitbetaalmoment, termijn en wijze van factureren.

Beide partijen kunnen maandelijks opzeggen. Wat er na een opzegging gebeurt met marges over werkgevers die op dat moment al klant zijn, is nog in te vullen: lopen ze door, en zo ja hoe lang.